Overeenkomst tussen Commissie en AIACE

OVEREENKOMST TUSSEN DE EUROPESE COMMISSIE EN DE INTERNATIONALE VERENIGING VAN OUD-PERSONEELSLEDEN VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN

TUSSEN:

De Europese Commissie (hierna de "Commissie" genoemd), vertegenwoordigd door de heer Siim Kallas, vicevoorzitter van de Commissie en belast met administratieve zaken, audit en fraudebestrijding,

EN:

De "Internationale Vereniging van oud‑personeelsleden van de Europese Gemeenschappen" (hierna "AIACE" genoemd), vertegenwoordigd door de heer Ludwig Schubert, internationaal voorzitter,

Overwegende

> dat de oud‑personeelsleden en hun rechtverkrijgenden (hierna "gepensioneerden" genoemd) statutaire banden behouden met de Europese instellingen[1],

> dat de Commissie, evenals de andere instellingen, een zorgplicht heeft ten aanzien van de gepensioneerden, met betrekking tot alle maatregelen die op hen van toepassing zouden kunnen zijn,

> dat de gepensioneerden meer dan een derde van de ambtenaren en andere personeelsleden in actieve dienst vertegenwoordigen en dat dit aantal de komende jaren nog verder zal stijgen,

> dat de Commissie van mening is dat een organisatie die de gepensioneerden vertegenwoordigt aan de volgende voorwaarden moet voldoen om als "representatieve vereniging" te worden beschouwd:
- het aantal leden dat conform de regels een bijdrage heeft betaald moet minimaal 20% van het totale aantal gepensioneerden bedragen,
- de organisatie moet in minimaal negen lidstaten een aantal leden hebben dat in elk van die lidstaten minimaal 20% bedraagt van het totale aantal gepensioneerden dat in elk van die lidstaten verblijft, en
- de organisatie moet statuten hebben die in overeenstemming zijn met de wettelijke bepalingen die gelden in de betrokken lidstaten,

> dat de Commissie van mening is dat elke organisatie die aan deze voorwaarden voldoet eenzelfde overeenkomst als de onderhavige kan ondertekenen,

> dat AIACE aan deze voorwaarden voldoet, zowel wat betreft de representativiteit als wat betreft de structuur – het gaat om een op regelmatige en wettige wijze opgerichte organisatie, die haar activiteiten op basis van door een algemene vergadering vastgestelde statuten en beginselen uitoefent via uitvoerende organen die op regelmatige wijze zijn verkozen,

> dat de Commissie en AIACE op 14 juni 2002 een overeenkomst ter regeling van hun betrekkingen hebben ondertekend,

> dat AIACE, die zorgt voor een passende vertegenwoordiging van de gepensioneerden, moet optreden als tussenpersoon tussen de gepensioneerden en de Commissie, en aldus de taak van de Commissie moet vergemakkelijken door de informatieverstrekking aan de gepensioneerden te verbeteren en hen te helpen bij hun administratieve formaliteiten; het betreft dus een activiteit van gemeenschappelijk belang,

> dat in artikel 1 sexies van het op 1 mei 2004 in werking getreden Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen (hierna het "Statuut" genoemd) wordt bepaald dat gepensioneerden toegang kunnen hebben tot beperkte specifieke maatregelen van sociale aard; dat deze maatregelen deel uitmaken van het sociaal beleid van de Commissie, dat door haar wordt uitgevoerd na passend overleg,

> dat de Commissie in 2005 haar betrekkingen met haar gepensioneerde personeelsleden heeft geëvalueerd en dat deze evaluatie heeft geleid tot een aantal aanbevelingen, die in een programma met maatregelen ten behoeve van de gepensioneerden zijn opgenomen,

> dat AIACE, binnen de grenzen van haar mogelijkheden, een belangrijke rol moet spelen als partner bij de tenuitvoerlegging van dit actieprogramma,

IS HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN:

Artikel 1

De Commissie en AIACE sluiten deze overeenkomst om een samenhangend kader vast te stellen waarin hun samenwerkings‑ en partnerschapsbetrekkingen worden vastgelegd, met inachtneming van de zorgplicht van de Commissie ten aanzien van de gepensioneerden.

Artikel 2

AIACE oefent haar activiteiten uit in volledige onafhankelijkheid. Zij deelt de Commissie elke eventuele wijziging van haar statuten mee en verstrekt de Commissie de lijst van haar bestuurders. Zij verstrekt de Commissie op verzoek alle door de Commissie nuttig geachte gegevens over de werking of representativiteit van AIACE.

Artikel 3

1. De Commissie houdt rekening met de adviezen die AIACE kan geven over elk voorstel voor een algemeen en niet‑individueel besluit dat gevolgen kan hebben voor de belangen van de gepensioneerden.

2. Wanneer er over dergelijke voorstellen moet worden onderhandeld, wordt AIACE uitgenodigd aan deze onderhandelingen deel te nemen in het kader van de sociale dialoog.

3. De Commissie en AIACE zorgen ervoor dat alle gegevens en stukken over de in dit artikel bedoelde voorstellen onverwijld aan de andere partijen worden verstrekt.

4. AIACE is vertegenwoordigd in de "technische groep bezoldigingen", die in het kader van de sociale dialoog is opgericht.

Artikel 4

1. AIACE kan zonder stemrecht deelnemen aan de besprekingen van de hierna genoemde comités van de statutaire personeelsvertegenwoordiging, conform de reglementen en procedureregels van deze comités:

- het "Comité voor het Statuut",
- het "Beheerscomité voor de ziektekostenverzekering" (CGAM),
- de "Raad van Bestuur voor de sociale diensten" (CASS),
- het "Comité voor sociale activiteiten" (CAS),
- het "Paritair Comité voor de sociale voorzieningen" (COPAS),
- elk (alle) ander(e) comité(s) dat/die bovengenoemde comités zouden vervangen.

2. AIACE verbindt zich ertoe de reglementen en procedureregels van deze comités in acht te nemen.

3. Wanneer in het kader van de statutaire personeelsvertegenwoordiging een nieuw comité, een nieuwe werkgroep of een nieuwe ad‑hocgroep zou worden opgericht, waarvan de werkzaamheden gevolgen zouden kunnen hebben voor de belangen van de gepensioneerden, gaat de Commissie na wat de meest geschikte wijze is om AIACE aan deze nieuwe entiteit te laten deelnemen.

Artikel 5

1. Voor alle administratieve vragen is de verantwoordelijke van de groep "betrekkingen met oud‑personeelsleden", de directe gesprekspartner van AIACE bij DG ADMIN van de Commissie.

2. Voor alle vragen die direct verband houden met de ziektekostenverzekering en de pensioenen, wijst de Commissie bij het Bureau voor het beheer en de afwikkeling van de individuele rechten (PMO) twee contactpersonen met een passend niveau aan, die de directe gesprekspartners van AIACE zijn.

3. De voorzitter en de secretaris‑generaal van AIACE zijn de directe gesprekspartners van DG ADMIN en PMO. In voorkomend geval kunnen zij, met instemming van de betrokkene, ook individuele gevallen aan de orde stellen. Afhankelijk van de te behandelen onderwerpen, kunnen zij worden bijgestaan door andere vertegenwoordigers van AIACE.

4. Om de gegevensuitwisseling tussen de Commissie en AIACE op het gebied van de pensioenen en de ziektekostenverzekering te vergemakkelijken, wordt voorts een technische groep "Pensioenen en ziektekostenverzekering" opgericht, waarin PMO, ADMIN en AIACE zijn vertegenwoordigd. De werkwijze van deze technische groep wordt vastgesteld in onderlinge overeenstemming tussen de partijen.

Artikel 6

1. Conform de in haar statuten beschreven doelstellingen, onderhoudt AIACE betrekkingen met de communautaire instanties, en brengt zij de belangen van de oud‑personeelsleden zoveel mogelijk onder hun aandacht, en zorgt zij, indien nodig, voor de verdediging van deze belangen; op deze gebieden is zij de gesprekspartner van de Commissie en zorgt zij voor betere informatieverstrekking aan de gepensioneerden en helpt zij hen bij hun administratieve formaliteiten (helpdesk‑functie); bovendien brengt AIACE – met name via haar nationale afdelingen ‑ de belangen van de oud‑personeelsleden onder de aandacht van de nationale autoriteiten en, indien nodig, zorgt zij voor de verdediging van deze belangen op administratief en sociaal gebied.

2. De Commissie is van mening dat de in lid 1 beschreven AIACE‑activiteiten het gemeenschappelijk belang dienen. Zij verleent AIACE logistieke en financiële steun om haar doelstellingen te realiseren en haar werking te ondersteunen, overeenkomstig de in bijlage 1 bij deze overeenkomst opgenomen bepalingen. Indien nodig en indien de Commissie dat noodzakelijk acht om het Gemeenschapsrecht in acht te doen nemen, steunt de Commissie AIACE bovendien bij de stappen die zij onderneemt bij de nationale autoriteiten.

Artikel 7

1. Bij de uitvoering van artikel 1 sexies, lid 1, tweede zin, van het Statuut, voeren de Commissie en AIACE gezamenlijk een programma van specifieke sociale maatregelen ten behoeve van de gepensioneerden uit. De Commissie raadpleegt hierover het bevoegde paritair comité. Dit programma wordt vastgesteld en goedgekeurd door beide partijen aan het begin van elk jaar en uiterlijk vóór 1 maart. Het kan deel uitmaken van een meerjarig actieplan.

2. Deze specifieke sociale maatregelen hebben ten doel alle gepensioneerden, zonder enig onderscheid, te helpen, met inachtneming van de toepasselijke statutaire bepalingen en van Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.

3. Wanneer deze specifieke maatregelen financiële verplichtingen met zich mee zouden brengen, worden deze maatregelen gefinancierd in het kader van de in artikel 8 van deze overeenkomst bedoelde financiële steun.

4. De Commissie en AIACE evalueren de genomen maatregelen aan het einde van elk jaar en uiterlijk vóór 15 februari van het daaropvolgende jaar. Deze evaluatie wordt opgenomen in een in onderlinge overeenstemming opgesteld activiteitenverslag.

Artikel 8

Met het oog op de uitvoering van artikel 1 sexies, lid 1, tweede zin, van het Statuut verleent de Commissie AIACE, binnen de grenzen van de begroting, jaarlijks financiële steun ter uitvoering van specifieke sociale maatregelen ten behoeve van de gepensioneerden, mits AIACE in staat is deze uit te voeren. De Commissie raadpleegt hierover het bevoegde paritair comité. Deze maatregelen worden vastgesteld in onderlinge overeenstemming tussen beide partijen overeenkomstig de bepalingen van bijlage 2 bij deze overeenkomst.

Artikel 9

De Commissie stelt de andere instellingen in kennis van de sluiting van deze overeenkomst.

Artikel 10

Deze overeenkomst vervangt de overeenkomst die de partijen op 14 juni 2002 hebben ondertekend.

Artikel 11

Binnen drie jaar na de ondertekening van deze overeenkomst kan door een van beide partijen worden verzocht om de herziening of de beëindiging ervan, met inachtneming van een termijn van zes maanden.

Gedaan te Brussel, 29 februari 2008

Voor AIACE                                                Voor de Commissie

Ludwig SCHUBERT                                       Siim KALLAS
Internationaal voorzitter                                Vicevoorzitter

 


Bepalingen ter uitvoering van artikel 6
---------------------------------------------------------

Artikel 1

1. Naar gelang van de behoeften van AIACE en binnen door de Commissie redelijk geachte grenzen en afhankelijk van de beschikbare ruimte, stelt de Commissie AIACE in Brussel geschikte kantoorruimte ter beschikking in de gebouwen van de Commissie teneinde het bureau van het internationale voorzitterschap en de Belgische afdeling van AIACE onder te brengen. De toegewezen kantoorruimte kan later nog worden gewijzigd.

2. In de andere landen met een AIACE‑afdeling, stelt de Commissie de betrokken afdeling ‑ binnen door de Commissie redelijk geachte grenzen en naar gelang van de behoeften van die afdeling en afhankelijk van de beschikbare ruimte ‑ geschikte kantoorruimte ter beschikking in de vertegenwoordigingen van de Commissie in deze landen dan wel in de onder haar ressorterende diensten.

3. De Commissie stemt in met het volgende: in de werkruimten van andere communautaire instellingen kunnen deze kantoorfaciliteiten geheel of gedeeltelijk door deze instellingen ter beschikking worden gesteld.

Artikel 2

De Commissie stelt het bureau van het AIACE‑voorzitterschap en de nationale AIACE‑afdelingen ‑ binnen door de Commissie redelijk geachte grenzen en naar gelang van hun respectieve behoeften en van de beschikbare financiële middelen – het meubilair en de geschikte computerapparatuur ter beschikking, alsook de voor de goede werking van AIACE benodigde middelen voor vertalingen, tolkwerkzaamheden, kopieën en communicatie. De kosten voor het in enveloppen doen, het verzenden en het frankeren van post van AIACE en van al haar afdelingen alsook voor de door de afdelingen gepubliceerde informatiebladen, worden gedragen door de Commissie. De Commissie stelt AIACE ook een homepage op de site IntraComm ter beschikking.

Artikel 3

De kosten voor het in enveloppen doen, het verzenden en het frankeren van het informatieblad van AIACE – dat wordt verzonden naar alle gepensioneerden en wordt verspreid onder de personeelsleden in actieve dienst van alle instellingen – worden gedragen door de Commissie. In het kader van het partnerschap reserveert AIACE ten behoeve van de Commissie in elk nummer van dit informatieblad ruimte voor een rubriek ADMIN en een rubriek PMO, waarin specifieke mededelingen voor de gepensioneerden worden opgenomen.

Artikel 4

De kosten voor de deelname van AIACE‑vertegenwoordigers aan de sociale dialoog en aan de paritaire comités (zie de artikelen 3, 4 en 5 van deze overeenkomst) worden gedragen door de Commissie.

Artikel 5

De kosten voor de helpdesk‑functie (zie artikel 6, lid 1, van deze overeenkomst) worden gefinancierd conform het bepaalde in bijlage 2.

BIJLAGE 2

Bepalingen ter uitvoering van artikel 8
---------------------------------------------------------

Artikel 1

De in artikel 8 van deze overeenkomst bedoelde sociale maatregelen moeten worden verricht in het kader van de volgende activiteiten, die in principe door de Commissie worden aanvaard:
- prestaties verricht door het secretariaatspersoneel van een sociale "helpdesk";
- prestaties verricht voor gepensioneerden door een gekwalificeerd maatschappelijk werker/(maatschappelijk) verpleegkundige en/of een persoon met een maatschappelijke vorming;
- prestaties verricht voor gepensioneerden door een consultant/raadgever inzake administratie;
- opleiding van vrijwilligers voor het verlenen van sociale bijstand;
- het oprichten van een telefonische helpdesk;
- het opstellen, afdrukken en verspreiden van gidsen en brochures;
- verzekeringspremies in verband met sociale bijstand die wordt verleend door vrijwilligers, inclusief de invoering van een systeem voor de terugbetaling van de verplaatsingskosten van vrijwilligers;
- andere activiteiten in verband met sociale bijstand, inclusief telehulp;
- bepaalde specifieke maatregelen, die een financiële verplichting met zich meebrengen en gezamenlijk door de Commissie en AIACE worden gerealiseerd.

Deze activiteitenlijst kan in onderlinge overeenstemming tussen beide partijen worden gewijzigd.

Artikel 2

AIACE dient het verzoek om financiële steun bij de Commissie in vóór 15 januari van het lopende jaar. De financiële bewijsstukken worden verstrekt uiterlijk op 31 maart daaropvolgend. Zodra de Commissie de betaling heeft verricht, wordt het bedrag door AIACE beheerd en eventueel deels via de bank overgemaakt aan haar nationale afdelingen conform de in haar verzoek vermelde verdeling. In dat geval zendt AIACE de Commissie een boekhoudkundig document tot staving van de verdeling van het bedrag toe.

Artikel 3

In het kader van het voorontwerp van begroting verstrekt AIACE de Commissie, indien mogelijk vóór 31 januari, een raming van de uitgaven voor de sociale maatregelen die zij in het daaropvolgende jaar voornemens is uit te voeren.

Artikel 4

Een overzicht van de door AIACE verrichte uitgaven voor de sociale maatregelen, vergezeld van bewijsstukken en van een verslag over de behaalde resultaten, wordt door AIACE uiterlijk op 31 maart van het volgende jaar aan de Commissie toegezonden.
Wanneer het toegekende bedrag niet of slechts gedeeltelijk is gebruikt voor specifieke maatregelen, vordert de Commissie het desbetreffende bedrag terug, inclusief rente.


----------

[1] Zie met name de artikelen 16, 17 en 19, 72, 76, 76 bis, 77 tot en met 85 bis, 86, 90, 90 bis tot en met quater, 91, Bijlage IX‑artikel 9, lid 2, enz.